Bez względu na to, czy chodzi o przechowywanie dokumentów domowych czy biurowych, nieumiejętne porządkowanie ich, wprowadza chaos oraz stres. Zaoszczędzimy dużo czasu i nerwów, przy poszukiwaniu potrzebnych nam papierów, jeśli będą one odpowiednio posegregowane. Jeśli nie mamy miejsca w mieszkaniu czy biurze na wszystkie segregatory i teczki, świetnym pomysłem jest wynajęcie małego boxa w przechowalni rzeczy. Kraków, Warszawa, Łódź i inne duże miasta, wszędzie tam możemy je znaleźć. Do jakich zasad stosować się, porządkując i przechowując dokumenty?
Które dokumenty są ważne?
- rachunki, karty gwarancyjne i faktury,
- umowy i wszelkie dokumenty związane z pracą,
- akty notarialne,
- akty urodzenia,
- dyplomy,
- akty ślubu,
- paszporty,
- dokumentacja medyczna.
Jak długo powinniśmy je przechowywać?
Karty gwarancyjne trzymamy tak długo, jak obowiązuje gwarancja na dany sprzęt. Dobrze jest trzymać je wszystkie w jednym miejscu. Z kolei paragony, które są podstawą reklamacji, powinniśmy trzymać tak długo, jak posiadamy daną rzecz. Aby uniknąć ich blaknięcia, dobrze jest przechowywać je w ciemnym pudełku. Bezpiecznie zrobić również ich ksero lub skan, który będziemy mieć na dysku w odpowiednim folderze.
Wszystkie dokumenty, związane z Urzędem Skarbowym, powinniśmy przechowywać przez kolejne 5 lat od zakończenia roku, w którym się rozliczyliśmy. Głównie chodzi o osoby, które prowadzą własną działalność. To samo tyczy się rozliczenia PIT, a to dotyczy już wszystkich pracujących osób. Przez 3 lata jesteśmy zobowiązani do posiadania dowodów wpłaty za media, czyli m.in. prąd i gaz. Usługodawca, przez cały ten czas, może zażądać okazania dokumentów.
Dokumentację medyczną powinniśmy przechowywać cały czas, najlepiej w jednym miejscu i posegregowaną. W razie wypadku czy ciężkiej choroby, ułatwi i usprawni to pracę ratowników medycznych czy lekarza.
W jaki sposób uporządkować dokumenty?
Do przechowywania dokumentów, dobrze jest wykorzystać różnego rodzaju obwoluty, skoroszyty, teczki i segregatory. Najlepiej w różnych barwach, aby można było podzielić je na działy. Taki sposób, ułatwi nam to w przyszłości poszukiwanie konkretnych papierów. Jeśli mamy na to miejsce, możemy wykorzystać kolorowe szuflady na biurko, które stawiamy jedna na drugiej. W takim miejscu najlepiej trzymać dokumenty używane dość często lub na co dzień. Każda z szuflad może być osobną kategorią.
Szafki i półki ścienne są odpowiednim miejscem, jeśli tylko mamy przestronne lub osobne pomieszczenie. Aby wszystko było na nich posegregowane i poukładane, dobrze dokumenty pochować do podpisanych pudełek tekturowych.
Jeśli nie mamy za wiele miejsca w mieszkaniu, możemy skorzystać z rozwiązania jakim jest przechowalnia self-storage. Wystarczy, że zapakujemy nasze papiery w odpowiednie pudełka, taka by były podzielone na kategorie i podpisane, a później zawieziemy do najbliższego punktu przechowalni. Możemy wynająć box wielkością odpowiadający naszym potrzebom i na tak długo jak jest to konieczne. Dzięki temu, cena za taką usługę będzie naprawdę korzystna.