Blog

Jak przechowywać dokumenty? Poznaj sprawdzone metody

Bez względu na to, czy chodzi o przechowywanie dokumentów domowych czy biurowych, nieumiejętne porządkowanie ich, wprowadza chaos oraz stres. Zaoszczędzimy dużo czasu i nerwów, przy poszukiwaniu potrzebnych nam papierów, jeśli będą one odpowiednio posegregowane. Jeśli nie mamy miejsca w mieszkaniu czy biurze na wszystkie segregatory i teczki, świetnym pomysłem jest wynajęcie małego boxa w przechowalni rzeczy. Kraków, Warszawa, Łódź i inne duże miasta, wszędzie tam możemy je znaleźć. Do jakich zasad stosować się, porządkując i przechowując dokumenty?

Które dokumenty są ważne?

  1. rachunki, karty gwarancyjne i faktury,
  2. umowy i wszelkie dokumenty związane z pracą,
  3. akty notarialne,
  4. akty urodzenia,
  5. dyplomy,
  6. akty ślubu,
  7. paszporty,
  8. dokumentacja medyczna.

Jak długo powinniśmy je przechowywać?

Karty gwarancyjne trzymamy tak długo, jak obowiązuje gwarancja na dany sprzęt. Dobrze jest trzymać je wszystkie w jednym miejscu. Z kolei paragony, które są podstawą reklamacji, powinniśmy trzymać tak długo, jak posiadamy daną rzecz. Aby uniknąć ich blaknięcia, dobrze jest przechowywać je w ciemnym pudełku. Bezpiecznie zrobić również ich ksero lub skan, który będziemy mieć na dysku w odpowiednim folderze.

Wszystkie dokumenty, związane z Urzędem Skarbowym, powinniśmy przechowywać przez kolejne 5 lat od zakończenia roku, w którym się rozliczyliśmy. Głównie chodzi o osoby, które prowadzą własną działalność. To samo tyczy się rozliczenia PIT, a to dotyczy już wszystkich pracujących osób. Przez 3 lata jesteśmy zobowiązani do posiadania dowodów wpłaty za media, czyli m.in. prąd i gaz. Usługodawca, przez cały ten czas, może zażądać okazania dokumentów.

Dokumentację medyczną powinniśmy przechowywać cały czas, najlepiej w jednym miejscu i posegregowaną. W razie wypadku czy ciężkiej choroby, ułatwi i usprawni to pracę ratowników medycznych czy lekarza.

W jaki sposób uporządkować dokumenty?

Do przechowywania dokumentów, dobrze jest wykorzystać różnego rodzaju obwoluty, skoroszyty, teczki i segregatory. Najlepiej w różnych barwach, aby można było podzielić je na działy. Taki sposób, ułatwi nam to w przyszłości poszukiwanie konkretnych papierów. Jeśli mamy na to miejsce, możemy wykorzystać kolorowe szuflady na biurko, które stawiamy jedna na drugiej. W takim miejscu najlepiej trzymać dokumenty używane dość często lub na co dzień. Każda z szuflad może być osobną kategorią.

Szafki i półki ścienne są odpowiednim miejscem, jeśli tylko mamy przestronne lub osobne pomieszczenie. Aby wszystko było na nich posegregowane i poukładane, dobrze dokumenty pochować do podpisanych pudełek tekturowych.

Jeśli nie mamy za wiele miejsca w mieszkaniu, możemy skorzystać z rozwiązania jakim jest przechowalnia self-storage. Wystarczy, że zapakujemy nasze papiery w odpowiednie pudełka, taka by były podzielone na kategorie i podpisane, a później zawieziemy do najbliższego punktu przechowalni. Możemy wynająć box wielkością odpowiadający naszym potrzebom i na tak długo jak jest to konieczne. Dzięki temu, cena za taką usługę będzie naprawdę korzystna.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.